Automatisierte Kampagnen für ausgehende Anrufe: Bleiben Sie mit Ihren Kunden in Kontakt

Was ist eine automatisierte Kampagne für ausgehende Anrufe?

Eine automatisierte Kampagne für ausgehende Anrufe ist eine Telefonkampagne, bei der Telefonnummern automatisch gewählt werden. Im Gegensatz zu traditionellen Outbound-Calls wird der Anruf jedoch nicht an eine Servicekraft weitergeleitet, sondern durch eine vorab aufgezeichnete Nachricht, ein Sprachdialogsystem (IVR) oder einen Voicebot abgewickelt. Daher spricht man auch von „agentenlosen Sprachkampagnen“ oder „Voice Messaging Services“ (VMS).

Diese Form der Kommunikation hat sich in den letzten Jahren stark verbreitet. Automatisierte Kampagnen sind für Unternehmen besonders kosteneffizient, da keine menschlichen Ressourcen benötigt werden. Allerdings hat der unsachgemäße Einsatz – insbesondere für aggressive Werbung in Bereichen wie energetischer Sanierung – dem Format einen schlechten Ruf eingebracht. Viele Verbraucherinnen und Verbraucher empfinden sie inzwischen als lästigen Spam.

In Deutschland regelt das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), dass Werbeanrufe ohne ausdrückliche Einwilligung des Angerufenen unzulässig sind. Dies gilt insbesondere für den B2C-Bereich. Im B2B-Sektor ist eine telefonische Kontaktaufnahme ohne vorherige Zustimmung unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt, wenn ein berechtigtes Interesse vermutet werden kann. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass sie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten, insbesondere hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Richtig eingesetzt, sind automatisierte Kampagnen ein wertvolles Werkzeug, um Kundenbeziehungen zu pflegen, besonders in Situationen, in denen kein persönlicher Kontakt erforderlich ist, aber ein Informationsimpuls sinnvoll wäre.

Automatisierte, aber personalisierte Kampagnen für ausgehende Anrufe

Automatisierte Kampagnen für ausgehende Anrufe unterliegen denselben Erfolgsfaktoren wie klassische Telefonkampagnen mit echten Mitarbeitenden. Zwei zentrale Regeln entscheiden über ihre Wirksamkeit:

Erstens: das richtige Timing. Die Frage lautet: Ist es für mein Unternehmen sinnvoll, genau diesen Kunden genau jetzt zu kontaktieren – in seinem aktuellen Kontext? Die Antwort darauf liegt in den vorhandenen Daten: CRM-Systeme, Vertriebs- und Marketingdatenbanken, die Historie aus dem Kundenservice, Rechnungsdaten oder auch Rückmeldungen aus bisherigen Kampagnen.

Doch diese Informationen müssen auch gezielt genutzt werden: Nur so lassen sich Kundinnen und Kunden ausschließen, bei denen ein Anruf nicht sinnvoll oder sogar kontraproduktiv wäre, etwa bei laufenden Beschwerden, offenen Forderungen oder, leider immer noch häufig, wenn jemand gerade ein Produkt zum vollen Preis gekauft hat, das nun in der aktuellen Aktion mit 25 % Rabatt angeboten wird.

Durch die sinnvolle Nutzung vorhandener Daten lassen sich Streuverluste minimieren und automatisierte Leadgenerierung gezielt, relevant und kundenfreundlich gestalten.

Ein häufiger Trugschluss: Weil automatisierte Kampagnen vergleichsweise kostengünstig sind, könne man auf präzises Targeting verzichten und einfach Tausende Kontakte „auf Verdacht“ anschreiben oder anrufen. Doch das ist ein riskanter Ansatz. Wer seine Kundinnen und Kunden wahllos oder zu häufig kontaktiert, riskiert nicht nur, sie zu verärgern, sondern schädigt auch langfristig die eigene Markenwahrnehmung.

Zweiter Erfolgsfaktor neben dem Timing: die Personalisierung. Automatisierte Kampagnen entfalten ihr volles Potenzial erst dann, wenn die Botschaft individuell auf den Empfänger zugeschnitten ist. Mithilfe gut gepflegter Daten und einer hochwertigen Sprachsynthese lassen sich deutlich höhere Erfolgsquoten erzielen, weil der Inhalt nicht nur gehört, sondern auch ernst genommen wird.

Statt einer generischen Ansage können Sie beispielsweise Anrede und Nachname aus Ihrer Datenbank verwenden, um jede Person individuell anzusprechen. Auch Informationen wie Bestellnummern, Flugnummern, Termindaten oder vergangene Käufe können sinnvoll eingebunden werden, um Relevanz zu erzeugen.

Allerdings gilt auch hier: Weniger ist oft mehr. Wenn eine synthetische Stimme zu viele persönliche Details nennt, kann das schnell befremdlich wirken und genau das Gegenteil bewirken. Die Kunst liegt darin, jene Daten auszuwählen, die im Kontext der jeweiligen Kampagne sinnvoll sind und gleichzeitig das Vertrauen der Empfänger nicht zu verspielen.

Praxisbeispiele für vollautomatisierte Anrufkampagnen

Sie beginnen bereits zu überlegen, wie sich automatisierte Anrufe auch in Ihrem Unternehmen sinnvoll einsetzen lassen? Hier finden Sie einige typische Anwendungsbeispiele, die Ihnen zeigen, was alles möglich ist – vorausgesetzt, die beiden entscheidenden Grundregeln bleiben im Fokus: gutes Timing und echte Personalisierung.

Richtig umgesetzt, sind solche Szenarien nicht nur effizient, sondern auch eine hervorragende Grundlage für eine gezielte automatisierte Leadgenerierung.

Warenkorbabbrüche nachfassen

Jeder Online-Shop kennt das Problem: Kundinnen und Kunden legen Produkte in den Warenkorb, schließen den Kauf aber nicht ab. Viele Händler reagieren darauf mit klassischen Reminder-E-Mails und das Internet ist voll von Tipps, wie man den „perfekten“ Rückgewinnungs-Newsletter formuliert.

Doch E-Mail-Postfächer sind überfüllt und genau hier können automatisierte Kampagnen einen echten Unterschied machen. Statt auf eine weitere E-Mail zu setzen, bündeln Sie einfach alle Warenkorbabbrüche der letzten 24 bis 48 Stunden in einer vollautomatisierten Anrufkampagne. So holen Sie sich aktiv die Aufmerksamkeit zurück.

Ihr Shopsystem liefert Ihnen bereits alle nötigen Informationen: Name und Telefonnummer (vorausgesetzt, ein Kundenkonto wurde angelegt), die zurückgelassenen Artikel und der Warenwert. Damit schaffen Sie die Grundlage für eine gezielte und persönliche Rückgewinnung, ganz ohne menschlichen Aufwand.

Da Sie exakt nachvollziehen können, an welcher Stelle im Kaufprozess ein Abbruch stattgefunden hat, lassen sich Ihre Kampagnen gezielt verfeinern. So können Sie etwa Kunden mit sehr kleinen Warenkörben von vornherein ausklammern oder differenzierte Szenarien aufsetzen: etwa unterschiedliche Nachrichten für jene, die lediglich Produkte in den Warenkorb gelegt haben, und für solche, die kurz vor dem Bezahlvorgang ausgestiegen sind.

Erstere könnten Sie beispielsweise darüber informieren, dass ein ausgewählter Artikel bald vergriffen ist (sofern das tatsächlich zutrifft), und ihnen die Möglichkeit geben, die Bestellung per Tastendruck zu bestätigen oder zu stornieren. Bei Letzteren wiederum lohnt es sich nachzufragen, ob es beim Bezahlen technische Schwierigkeiten gab und gegebenenfalls den Wechsel auf ein sicheres Telefon-Bezahlsystem anzubieten.

Ein kleiner Anreiz – etwa ein Rabatt, zusätzliche Treuepunkte oder kostenfreier Versand – erhöht in beiden Fällen die Wahrscheinlichkeit, dass der Kauf doch noch abgeschlossen wird. So wird aus einem zunächst verlorenen Abschluss doch noch eine erfolgreiche automatisierte Leadgenerierung.

Dieser Prozess lässt sich vollständig automatisieren. Mit der richtigen Lösung, wie etwa einer Plattform zur Steuerung automatisierter Anrufkampagnen, kann täglich automatisch eine Liste der relevanten Kundinnen und Kunden generiert werden, die dann gezielt kontaktiert werden: mit passenden Argumenten, im richtigen Moment und ganz ohne manuelles Zutun.

So wird aus einem einmaligen Impuls eine systematische Maßnahme und aus automatisierten Kampagnen ein echter Umsatztreiber.

Inaktive Kunden reaktivieren

Auch für den Einzelhandel bietet sich das oben beschriebene Prinzip an, um ehemalige Stammkunden individuell und gezielt zurückzugewinnen. Alle nötigen Informationen für eine solche Kampagne liefert in der Regel das Treueprogramm oder Ihr CRM: Sie können zum Beispiel gezielt Kundinnen und Kunden ansprechen, die über Jahre regelmäßig gekauft haben, in den letzten sechs Monaten jedoch inaktiv waren.

Die Segmentierung lässt sich noch weiter verfeinern, etwa indem Sie nur Personen auswählen, die häufig bestimmte Produktkategorien gekauft haben, und ihnen nun ein attraktives Angebot für ein neues Produkt aus eben dieser Kategorie unterbreiten.

So erzielen Sie mit minimalem Aufwand zusätzliche Verkäufe und betreiben zugleich Datenpflege, indem Sie automatisch alle Kontakte identifizieren, bei denen die Telefonnummer nicht mehr gültig ist. Ein doppelter Gewinn: mehr Umsatz und eine sauberere Datenbasis für künftige automatisierte Leadgenerierung.

Dringende Informationen zuverlässig übermitteln

Ein verspäteter Flug, ein ausgefallener Zug, eine wichtige Gesundheitswarnung, ein Produktrückruf oder die kurzfristige Absage einer Veranstaltung, in all diesen Fällen müssen betroffene Personen möglichst schnell und zuverlässig informiert werden. SMS oder E-Mails sind zwar gängige Kanäle, doch gerade bei zeitkritischen Mitteilungen ist eine gezielte, einmalige automatisierte Anrufkampagne oft deutlich effektiver.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht nicht übersehen wird. Gleichzeitig können Sie in der Sprachnachricht konkrete nächste Schritte mitgeben: etwa einen Link zu weiterführenden Informationen, eine Rücksendeanleitung, die Option für einen Rückruf oder die Möglichkeit, per Tastendruck eine Teilnahme an einem verschobenen Event zu bestätigen.

Ein zusätzlicher Vorteil: Die Interaktion der Empfänger mit dem Sprachsystem zeigt, ob die Botschaft angekommen ist und erspart Ihnen unnötige Mehrfachkontakte. Automatisierte Kampagnen sorgen so nicht nur für Reichweite, sondern auch für messbare Effizienz.

Ein neues Produkt ankündigen

Geben Sie Ihrem Vertriebsteam die Möglichkeit, automatisierte Anrufkampagnen zu nutzen, um Kundinnen und Kunden aus ihrem persönlichen Portfolio gezielt über neue Produkte zu informieren. Anstelle einer generischen Sprachausgabe kann jede Vertriebsmitarbeiterin und jeder Vertriebsmitarbeiter eine individuelle Sprachnachricht aufnehmen – persönlich, authentisch und nah am Kunden.

Diese Nachricht lässt sich mit wenigen Klicks in ein Szenario einbetten, das konkrete Handlungsoptionen bietet, zum Beispiel:

1. „Ich bin interessiert und möchte einen Termin vereinbaren“ – der Voicebot übernimmt direkt die Terminbuchung
2. „Ich bin nicht interessiert“ – der Kontakt wird automatisch als erledigt markiert
3. „Ich möchte zurückgerufen werden, aber zu einem anderen Thema“ – das Anliegen wird erfasst und an die zuständige Person weitergeleitet

Der Vertriebsmitarbeiter muss anschließend nur noch die Kontaktliste an das Wählsystem übergeben. Dieses führt die Kampagne gemäß der zuvor definierten Parameter aus, etwa ob bei Nichterreichen eine Nachricht auf der Mailbox hinterlassen wird oder ob Anrufe so lange wiederholt werden, bis die Person persönlich erreicht wurde.

Die Ergebnisse fließen direkt ins CRM-System zurück: Je nach Reaktion der kontaktierten Personen füllt sich der Terminkalender automatisch – ein effizienter Prozess, der zeigt, wie wirkungsvoll automatisierte Kampagnen im Vertriebsalltag eingesetzt werden können.

Zahlungsausfälle schneller bearbeiten

Offene Forderungen und das Thema Mahnwesen gehören zu den sensibelsten, aber auch geschäftskritischsten Bereichen in jedem Unternehmen. Mit automatisierten Kampagnen lassen sich Zahlungserinnerungen effizient und kundenfreundlich umsetzen, vor allem bei Fällen, in denen Kundinnen und Kunden schlicht vergessen haben zu zahlen, die Rechnung nicht erhalten haben oder etwa aufgrund eines Bankwechsels keine Überweisung getätigt wurde.

Besonders wirksam ist diese Methode, wenn sie mit einer sicheren telefonischen Bezahlmöglichkeit kombiniert wird: So können zahlungswillige Kundinnen und Kunden ihre Rechnung direkt während des Anrufs begleichen, ohne Umwege, ohne Wartezeit.

Jene, die nicht reagieren oder die Zahlung weiterhin verweigern, werden automatisch auf eine separate Liste gesetzt. Diese wird vom System erzeugt und bildet die Grundlage für eine anschließende klassische Inkasso-Kampagne, bei der echte Mitarbeitende zum Einsatz kommen.

Automatisierte Kampagnen helfen somit, Ressourcen gezielt zu bündeln und sichern Liquidität schneller und effizienter.

Kontaktlisten vorqualifizieren und bereinigen

Eine der Hauptursachen für hohe Kosten bei groß angelegten Outbound-Kampagnen ist die schlechte Qualität der Kontaktlisten. Mit einer vollautomatisierten Anrufkampagne können Sie neu eingekaufte oder über Partner erhaltene Datenbestände effizient prüfen: Das System testet automatisch die Erreichbarkeit der Telefonnummern und liefert Ihnen eine erste Einschätzung zur Qualität der Liste.

So lassen sich ungültige oder veraltete Nummern zuverlässig aussortieren, bevor echte Mitarbeitende aktiv werden und für erreichbare Kontakte können je nach Reaktion individuelle Anrufstrategien festgelegt werden, etwa nach Dringlichkeit oder Relevanz.

Diese und viele weitere Beispiele zeigen: Wenn sie gezielt und personalisiert eingesetzt werden, sind automatisierte Anrufkampagnen ein wirkungsvolles Werkzeug, sei es zur Vorbereitung persönlicher Gespräche, zur Terminvereinbarung mit dem Kundenbetreuer oder zur Vorstellung eines neuen Produkts. Im Ergebnis ermöglichen sie eine besonders wirtschaftliche und punktgenaue automatisierte Leadgenerierung.

Auch wenn moderne Plattformen wie Diabolocom nahezu unbegrenzte Szenarien ermöglichen, gelten einige unverzichtbare Grundregeln – gerade im deutschen Markt: Die Botschaft muss klar und knapp sein, die Identität des Unternehmens sowie der Zweck des Anrufs eindeutig erkennbar. Zudem ist es Pflicht, eine reguläre, nicht blockierte Rufnummer anzuzeigen. Und ganz wichtig: Es darf kein kostenpflichtiger Rückruf ohne vorherige transparente Information erfolgen.