Die Erwartungen der Kunden an den Service sind höher als je zuvor, doch viele Unternehmen kämpfen mit einem gravierenden Problem: Personalmangel. Wie können Unternehmen den steigenden Anforderungen gerecht werden, wenn ihnen die notwendigen Ressourcen fehlen? Die finanziellen Herausforderungen, steigende Lohnkosten und der Druck, effiziente Lösungen zu finden, zwingen Unternehmen, kreativ zu werden. Technologische Innovationen und strategische Anpassungen sind gefragt, um trotz begrenzter Mitarbeiterkapazitäten eine hohe Servicequalität zu gewährleisten. In diesem Kontext beleuchten wir die aktuellen Herausforderungen und potenziellen Lösungen für einen effektiven Kundenservice trotz Personalmangel.

Realitätscheck im Kundenservice

Der Personalmangel im Kundenservice ist ein weit verbreitetes Problem, das viele Unternehmen betrifft. Laut einer Studie von Deloitte sind etwa 85% der Unternehmen der Meinung, dass guter Kundenservice entscheidend für die Kundenzufriedenheit ist, doch etwa die Hälfte der Unternehmen kämpft mit Personalmangel. Dies wird durch schnelles Unternehmenswachstum verschärft, da nicht genügend Zeit bleibt, um passende Mitarbeiter zu rekrutieren und auszubilden.​ 

Die finanziellen Herausforderungen bei der Einstellung neuer Mitarbeiter im Kundenservice sind erheblich. Neben den direkten Kosten wie Gehältern und Sozialleistungen kommen erhebliche Ausgaben für die Rekrutierung und Schulung hinzu. Die Inflation und steigende Lohnkosten verschärfen diese Situation weiter, da Unternehmen gezwungen sind, höhere Gehälter zu zahlen, um qualifiziertes Personal anzuziehen und zu halten. Zudem erfordert die Verwaltung eines Contact Centers Investitionen in Infrastruktur wie Büroräume, IT-Systeme und Kommunikationsausstattung. Personalmangel vor allem von qualifizierten Fachkräften bedeutet auch, dass Unternehmen oft höhere Kosten für die Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildung tragen müssen, um die Servicequalität aufrechtzuerhalten. Diese finanziellen Belastungen setzen das Management im Kundenservice unter erheblichen Druck und erfordern eine ständige Anpassung der Unternehmensstrategien, um den hohen Kundenerwartungen gerecht zu werden​. 

Kundenerwartungen und ihre Auswirkungen

Kunden haben heutzutage hohe Erwartungen an den Service: Sie verlangen sofortige Verfügbarkeit und rasche Problemlösungen, unabhängig von Personalmangel. Häufige Frustrationen bei der Kundenkommunikation umfassen lange Wartezeiten, die Notwendigkeit, mehrfach anrufen zu müssen, die Wiederholung von Anliegen und langwierige Telefonmenüs. Diese Herausforderungen führen oft zu einer Abwanderung der Kunden zur Konkurrenz, wenn ihre Erwartungen nicht erfüllt werden.

Personalmangel führt logischerweise zu längeren Wartezeiten, was zu großer Frustration bei den Kunden führt. Um diesem Problem zu begegnen, müssen Unternehmen die Gesprächszeiten verkürzen, ohne dabei an Qualität im Austausch zu verlieren. Effiziente Prozesse und der Einsatz von Technologie, können dabei helfen, die Effizienz zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu verbessern und das auch mit Personalmangel.

Technologische Fortschritte

Dank der technologischen Weiterentwicklung können Prozesse im Kundenservice heute einfacher denn je automatisiert werden, was zu mehr Effizienz und Rentabilität führt. Beispielsweise ermöglichen KI-gestützte Lösungen die Anbindung an Datenbanken, wodurch Anrufer identifiziert werden können, bevor ein Agent den Anruf übernimmt. Dies erspart dem Kunden das wiederholte Darlegen seiner Anliegen.

Nachbearbeitungsprozesse, wie die Protokollierung von Anrufen und das Versenden von Bestätigungs-E-Mails, können durch KI automatisiert werden. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz. Beispielsweise kann die Transkription, Zusammenfassung und Kategorisierung von Anrufen automatisiert erfolgen, wodurch der nächste Schritt, wie das Versenden einer E-Mail zur Terminvereinbarung, automatisch ausgelöst wird.

Diese Optimierung der Prozesse kann die Produktivität um bis zu 60 % steigern und somit die Erreichbarkeit erheblich verbessern, selbst bei Personalmangel.

Produktivitätssteigerung mit Diabolocom

Effizienzsteigerung trotz Personalmangel

Self-Service Optionen sind eine effektive Lösung bei Personalmangel. Sie können wiederkehrende Fragen und Statusabfragen direkt am Telefon durch IVR (Interactive Voice Response) abwickeln lassen. Dies ermöglicht es den Kunden, ihre Anliegen unabhängig von Zeit und Ort zu klären und entlastet gleichzeitig die Service-Mitarbeiter.

IVR-Systeme können häufig gestellte Fragen automatisiert beantworten und einfache Aufgaben erledigen, wie z.B. die Abfrage des Kontostands oder das Zurücksetzen von Passwörtern. Diese Systeme sind rund um die Uhr verfügbar, was die Erreichbarkeit des Kundenservice erheblich verbessert und den Druck auf die Mitarbeiter verringert. So können die Mitarbeiter ihre Zeit auf komplexere Anfragen und Problemlösungen konzentrieren, die menschliche Interaktion erfordern.

Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit

Wertvolle Statistiken

In Zeiten des Personalmangels ist es entscheidend, dass Unternehmen ihre bestehenden Mitarbeiter bestmöglich unterstützen und binden. Eine detaillierte Analyse der Kundenservice-Gespräche kann den Teamleitern dabei helfen, die Performance der Mitarbeiter besser zu verstehen und gezielt Unterstützung anzubieten. Diese Analysen ermöglichen es, Schwachstellen zu identifizieren und individuelle Schulungen anzubieten, um die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu verbessern und ihre Zufriedenheit zu erhöhen.

Talentförderung und Weiterbildungen

Regelmäßige Weiterbildungen und Talentförderungsprogramme sind essenziell, um Mitarbeiter langfristig zu binden und ihre Zufriedenheit zu steigern. Angesichts des Personalmangels müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter kontinuierlich neue Fähigkeiten erwerben und sich weiterentwickeln können. Dies kann durch regelmäßige Schulungen, Workshops und Förderprogramme erreicht werden. Die Investition in die Weiterbildung der Mitarbeiter hilft nicht nur, ihre Fähigkeiten zu verbessern, sondern zeigt auch, dass das Unternehmen ihre Entwicklung wertschätzt, was die Mitarbeiterbindung stärkt​

Homeoffice-Möglichkeiten

Homeoffice bietet viele Vorteile wie eine ruhigere Arbeitsumgebung, den Wegfall von Anfahrtszeiten und mehr Flexibilität. Mit einer Cloud-Lösung wird die Arbeit von zu Hause aus ermöglicht. Dies ist besonders wichtig in Zeiten des Personalmangels, da flexible Arbeitsmodelle die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und zur Mitarbeiterbindung beitragen können. Mit der richtigen Lösung und einer Internetverbindung können Mitarbeiter von überall aus arbeiten, was auch die Rekrutierung neuer Talente erleichtert, die vielleicht nicht in der Nähe des Unternehmensstandorts wohnen.

Der richtige Partner für Ihren Erfolg trotz Personalmangel

Wenn Sie auf der Suche nach einem Partner sind, der Sie beim Umgang mit Personalmangel im Kundenservice unterstützt, dann sind Sie bei Diabolocom genau richtig. Wir bieten eine cloud-basierte Contact Center Lösung, die Ihnen hilft, Prozesse zu automatisieren und mithilfe neuester Technologien eine hohe Erreichbarkeit zu gewährleisten, auch ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen.

Diabolocom ermöglicht durch fortschrittliche Automatisierungstechnologien wie KI-gestützte Systeme und IVR-Lösungen die Optimierung Ihrer Kundenservice-Prozesse. Diese Technologien reduzieren die Gesprächszeiten, verbessern die Effizienz und sorgen dafür, dass Ihre Kunden schnell und zufriedenstellend bedient werden. Gleichzeitig entlasten sie Ihre Mitarbeiter, sodass diese sich auf komplexere und wertvollere Interaktionen konzentrieren können.

Mit Diabolocom können Sie die Herausforderungen des Personalmangels meistern und gleichzeitig die Qualität Ihres Kundenservices aufrechterhalten oder sogar verbessern. Lassen Sie uns Ihnen helfen, Ihre Service-Ziele zu erreichen und Ihre Kunden zufrieden zu stellen. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Ihre Prozesse optimieren können.

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Geschrieben von Julie Hoffmann |

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